Tầm quan trọng của đối soát COD trong kinh doanh online
Ship COD là hình thức vận chuyển đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp kinh doanh online. Do vậy, việc đối soát vận chuyển COD là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và giúp tạo ra một môi trường kinh doanh bền vững và linh hoạt. Hai vấn đề doanh nghiệp cần kiểm soát trong quy trình là quản lý tiền COD và đối soát vận chuyển. Vậy làm thế nào đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin giao dịch và giảm thiểu rủi ro, chi phí giữa các bên tham gia? Hãy cùng Mspeedy khám phá ngay sau đây.
Đối soát là gì?
Đối soát là quá trình kiểm tra và phân tích các thông tin giao dịch giữa hai hoặc nhiều bên để đảm bảo rằng các thông tin này đều chính xác và phù hợp với các bên liên quan. Thông thường, đối soát được thực hiện trong các giao dịch tài chính, thương mại điện tử, thẻ tín dụng, bảo hiểm, và các lĩnh vực khác có liên quan đến việc chuyển tiền hoặc trao đổi thông tin.
Trong quá trình đối soát, các bên liên quan sẽ so sánh các thông tin đối chiếu như số tiền giao dịch, thời gian giao dịch, thông tin người gửi và người nhận, thông tin tài khoản, số tiền phí và các thông tin khác liên quan đến giao dịch. Nếu có sai sót hay không khớp giữa các thông tin, các bên sẽ phải thực hiện các bước điều chỉnh,bổ sung hoặc sửa đổi thông tin để đảm bảo rằng các thông tin giao dịch được chính xác và phù hợp.
Việc đối soát giúp đảm bảo rằng các thông tin giao dịch được xử lý đúng và tránh được các lỗi và mất mát tiềm ẩn. Đối soát cũng giúp tăng tính minh bạch và tin cậy trong các giao dịch và giữa các bên tham gia.
Đối với thương mại điện tử, đối soát thường được thực hiện trong quá trình thanh toán trực tuyến khi khách hàng mua hàng và thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán trực tuyến khác. Trong trường hợp này, đối soát sẽ được thực hiện giữa các bên tham gia bao gồm ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, nhà bán hàng và khách hàng để đảm bảo rằng các thông tin giao dịch chính xác và đối chiếu với các thông tin thanh toán. Quá trình đối soát này sẽ giúp đảm bảo rằng tiền được chuyển đúng người và đúng số lượng.
Tại sao cần quản lý đối soát vận chuyển
Quản lý đối soát giúp đảm bảo tính chính xác của các thông tin giao dịch, giảm thiểu sự cố và lỗi trong quá trình xử lý thông tin, tránh tình trạng mất mát tiền bạc do sai sót hoặc gian lận, bên cạnh đó tăng tính minh bạch và sự tin tưởng trong các giao dịch giữa các bên tham gia.
Việc kiểm tra và đối chiếu các thông tin giao dịch đúng cách và kịp thời giúp tăng tốc độ xử lý thông tin và giảm thời gian chờ cho các hoạt động liên quan đến đối soát, rút ngắn thời gian trả COD cho các nhà đầu tư để họ quản lý dòng tiền tốt hơn.
Ngoài ra, việc thực hiện đối soát đúng cách giúp đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và tài chính của khách hàng ngoài các vấn đề liên quan đến hàng hoá như: thất lạc, giao sai hàng, hư hỏng hàng hóa và tính sai cước phí.
Quy trình quản lý đối soát vận chuyển
01. Nhập file dữ liệu gốc
File gốc là file mà bạn sử dụng để lưu trữ những danh sách cùng trạng thái đơn hàng mà bạn đã gửi cho vận chuyển. Hãy cập nhật thường xuyên và chi tiết vì việc đối soát cần diễn ra theo cả hai chiều bởi bạn không thể đảm bảo rằng thông tin mà bạn nhận được từ phía đối tác vận chuyển là chính xác hoàn toàn mà cũng tồn tại những rủi ro và tính xác thực.Do đó, có file riêng để lưu trữ tất cả vận đơn cũng như thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo việc đối soát minh bạch nhất.
File gốc ở đây bao gồm các danh sách thông tin, trạng thái đơn hàng chi tiết đã được gửi cho đơn vị vận chuyển. Đối với các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ đơn hàng và đẩy đơn vận chuyển thì những thông tin này đã được lưu tự động và cửa hàng của bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian đi tổng hợp, thống kê và lưu trữ ngay cả khi lượng đơn hàng lên tới hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày.
02. Đối soát dữ liệu
Đối soát tiền COD
Dựa vào file gốc đã tổng hợp trước đó, việc đối soát COD sẽ trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết và giảm thiểu được những rủi ro về nhầm lẫn hay chênh lệch số liệu. Khi các đơn vị vận chuyển trả tiền cho người bán sẽ gửi kèm file xác nhận số tiền đã chuyển về của từng đơn hàng.
Bạn có thể sử dụng lệnh Vlookup để tìm ra đơn trên data file gốc và chuyển trạng thái hoàn thành và đối soát dựa trên mã bill của từng đơn hàng.
Trong quá trình đối soát sẽ có thể xảy ra những lỗi về đơn hàng quá hạn mà chưa nhận được tiền hoặc những đơn hàng hoàn lại thì người bán cần thống kế lại thành một danh sách và yêu cầu bên vận chuyển giải trình.
Đối soát tiền cước vận chuyển
Nếu với các bên deal được kèo đồng giá với các bên đối tác vận chuyển thì việc này khá đơn giản là nhân cước mỗi đơn với tổng đơn đã gửi là xong. Tuy nhiên có những trường hợp đơn hàng ứng với nhiều mức COD khác nhau thì phải thực hiện việc đối soát để kiểm tra độ chính xác của kết quả, đặc biệt trong thị trường kinh doanh online quốc tế ở nhiều thị trường.
Đối soát việc chuyển hoàn hàng hoá
Trong kinh doanh online, các trường hợp đơn hoàn là khó tránh khỏi vậy nên việc đối soát các trường hợp này cũng không thể bỏ qua như kiểm tra chất lượng hàng hoá được hoàn trả về kho sau quá trình vận chuyển có thất lạc hay hư hỏng hay không.
Việc thiệt hại hàng hóa sẽ gây ảnh hưởng lớn đến nguồn vốn kinh doanh vì thế khi xảy ra vấn đề tình trạng hàng hoá thì phải cần liên lạc với đơn vị vận chuyển để yêu cầu bồi thường.
Tóm lại các quy trình quản lý đối soát vận chuyển sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin giao dịch liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu rủi ro và chi phí, tăng tính minh bạch, hiệu quả và năng suất và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý và bảo vệ thông tin giao dịch của khách hàng.
Giải pháp đối soát tối ưu từ dịch vụ Fulfillment Đông Nam Á Mspeedy
Dịch vụ ship COD là hình thức vận chuyển phổ biến được áp dụng trong kinh doanh online, đặc biệt là trên thị trường Đông Nam Á, khi người tiêu dùng có thói quen thanh toán tiền mặt và cảm thấy an toàn hơn khi thanh toán lúc nhận hàng. Song, cũng có nhiều hạn chế gây lo lắng cho người bán như chưa kiểm soát được chi phí từ dịch vụ này.
Thách thức lớn nhất có thể kể đến vẫn là chưa tối ưu được quá trình đối soát, mất nhiều thời gian khiến quá trình bán hàng trở nên chậm trễ và làm gián đoạn việc xoay dòng tiền của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, để giải quyết bài toán đối soát cho các nhà đầu tư, dịch vụ đối soát 3 lần/tuần tại Mspeedy đã được triển khai nhanh gọn và chính xác, cam kết trả COD vào mỗi thứ 2, thứ 4 và thứ 6 hàng tuần, tích hợp trực tiếp vào quy trình Fulfillment hoàn thiện từ A-Z.
Mspeedy hiện đang là đối tác Fulfillment đáng tin cậy của gần 60 doanh nghiệp trong việc quản lý và xử lý các thông tin giao dịch, giúp dòng tiền về tay nhà đầu tư nhanh hơn, tạo điều kiện xoay vòng vốn, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của người bán.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Fulfillment hoàn thiện tại thị trường Đông Nam Á, Mspeedy sẵn sàng hỗ trợ hoạt động kinh doanh và thực hiện hóa ước mơ chinh phục thị trường quốc tế của doanh nghiệp.
MSpeedy – Giải pháp Fulfillment toàn diện cho doanh nghiệp
Hotline: 0766.888.698
Email: bd@mspeedyfulfillment.com
Địa chỉ: Zone A TechnoPark, Vinhomes Ocean Park, Đa Tốn, Gia Lâm, Hà Nội
Kho vận: 4716 C, Dr.A Santos Ave, San Isidro, Sucat, Parañaque City, Philippines.